Le Bureau des Congrès de Clermont Auvergne Tourisme
Organisation générale
Le Bureau des Congrès de Clermont-Ferrand s’assure du bon déroulement des prestations qui lui sont confiées et apporte son assistance sur le lieu de l’événement. Il devient votre partenaire principal et met tout en oeuvre pour que l’organisation de votre manifestation soit un succès.
- Gestion des inscriptions et/ou des réservations hôtelières
- Possibilité de création d’une page web pour la gestion en ligne
- Restauration : déjeuners de travail, pauses-café, dîners…
- Soirées de gala : recherche de sites, restauration et animations
- Programme touristique et culturel
- Organisation des transports et réservation des autocars. Coordination des transferts
- Accueil, hôtesses
- Sélection d’artisans régionaux pour la réalisation de cadeaux
- Coordination de l’ensemble des prestations confiées.
Gestion de l'hébergement
- Prise d’options hôtelières
- Élaboration du bulletin d’hébergement puis enregistrement des données et versements / gestion de l’hébergement en ligne avec paiement
- Traitement informatique des données recueillies : attribution d’un hôtel, confirmation de la réservation
- Édition des listes des personnes hébergées
Suivi des relations hôtels/congressistes
Gestion des inscriptions
- Élaboration du bulletin d’inscription personnalisé puis enregistrement des droits d’inscription et des versements / gestion des inscriptions en ligne avec paiement
- Établissement des factures
- Confirmation de l’inscription au congressiste
- Édition des listes des inscrits
Gestion financière
- Élaboration de devis
- Gestion des encaissements des inscriptions
- Bilan financier avec l’état de la trésorerie